De seizoensovergang is dé periode waarin nieuwe leden zich bij de club aanmelden. Als club is dat natuurlijk hartstikke mooi, nieuwe leden zijn van harte welkom. Zodra nieuwe leden zich aanmelden, dient er een en ander op de achtergrond te gebeuren. Onder andere de administratie moet in orde zijn, want pas dan kan het nieuwe lid ook daadwerkelijk in een team gaan voetballen. De ledenadministrateur kan zelf de leden aanmelden in Sportlink Club, dit kan een flinke klus zijn. De leden kunnen zich ook zelf aanmelden bij de club, online. Dit kunnen ze eenvoudig doen via het online aanmeldformulier.

Met het aanmeldformulier wordt het allemaal een stuk gemakkelijk voor jouw vereniging. Geen handgeschreven aanmeldingen meer, geen belletjes waarna de ledenadministrateur alles zelf in Sportlink Club moet invoeren… Nee, alles kan online!

Hoe zorg je ervoor dat leden zich online bij jouw club kunnen aanmelden?

Aanmeldformulier via de website van jouw sportbond

Je kunt gebruik maken van het formulier via de site van jouw sportbond. Dit doe je door simpelweg een url op de website van jouw vereniging te plaatsen: www.sportbond.nl/aanmelden . Op de site van jouw sportbond kan iedereen die lid wil worden van jouw vereniging, zoeken naar jouw club en zich daar online aanmelden.

Let wel: voordat het formulier door nieuwe leden ingevuld kan worden, dien je eerst even een aantal stappen te nemen. Pas ná het nemen van deze stappen, kunnen leden zich via het online formulier bij jouw vereniging aanmelden.

Neem de volgende stappen om het formulier voor nieuwe leden van jouw vereniging klaar te zetten.

Stap 1. Zo zorg je ervoor dat nieuwe leden direct akkoord gaan met de privacyverklaring

Via het aanmeldformulier gaan leden ook direct akkoord met de privacyverklaring van jouw vereniging. Best prettig, want dan heb je hier als club ook verder geen omkijken meer naar. De eerste stap die jij als club dient te nemen is de privacyverklaring toe te voegen in Sportlink Club. Deze stap is noodzakelijk. Want pas als jij de privacyverklaring hebt toegevoegd in Sportlink Club, is het aanmeldformulier zichtbaar voor nieuwe leden. Misschien niet enorm kleurrijk, maar wel een belangrijke stap dus.  

Stap 2. Stel vragen aan nieuwe leden via het online aanmeldformulier

Het is ook mogelijk om als club zelf vragen toe te voegen aan het formulier. Het gaat hier om drie open vragen en drie vragen waarbij vooraf ingestelde antwoorden ingesteld moeten worden. Misschien wil je wel weten of het nieuwe lid binnenkomt via een Sportfonds of dat het nieuwe lid misschien ook bereid is om op zaterdagen te fluiten. 

De vragen die op het aanmeldformulier wilt stellen, zet je in Sportlink Club. Volg de volgende stappen om de vragen in te stellen zodat deze ook terugkomen op het online aanmeldformulier:

  • ga naar Vereniging --> beheer --> vrije velden
  • om de beschrijving van de vragen in te stellen kies je voor het tabblad omschrijvingen in combinatie met het sub-tabblad Persoon aanmelding 
  • klik in de betreffende velden om de vraag te typen/aan te passen

Volg de volgende stappen om de antwoorden voor de drie dropdown vragen in te stellen:

  • ga naar Vereniging --> beheer --> vrije velden
  • kies vervolgens voor het tabblad Onderhoud in combinatie met het sub-tabblad persoon aanmelding
  • voeg een nieuwe toe of dubbelklik op een regel om de code en omschrijving aan te passen

Extra tip: Wil je direct ook de Iban-nummers van de nieuwe leden? Zet dan bij de contributie-instellingen in Sportlink Club de betaalwijze op automatische incasso.

Stap 3. Wil je een e-mail ontvangen bij een nieuwe aanmelding? Dat kan! 

Je kunt zelf bepalen wie via e-mail op de hoogte gebracht moet worden bij een nieuwe aanmelding. Dit regel je in Sportlink Club. Dit kan de ledenadministrateur zijn, maar ook een ander bestuurslid. We hebben uiteraard even een handleiding geschreven waar we uitleggen waar en hoe je in Sportlink Club bepaalt wie e-mails ontvangen bij nieuwe aanmeldingen. 

Stap 4. Vraag je nieuwe leden welke vrijwilligerstaken ze willen doen. 

Je kunt leden ook direct vragen welke vrijwilligerstaken de nieuwe leden willen doen. Handig om dit direct bij het aanmeldformulier te regelen, dan hoef je er later niet meer achteraan te bellen. Vervolgens kunnen de nieuwe leden zelf in de app aangeven wanneer zij beschikbaar zijn. Zo deel je het vrijwilligerstaak écht heel eenvoudig in. Hoe zorg je ervoor dat de taken van jouw vereniging terugkomen op het formulier? In Club.Vrijwilligers leg je allereerst alle vrijwilligerstaken vast. Om deze taken (en dus de vraag) terug te laten komen op het aanmeldformulier zet je in Sportlink Club.Vrijwilligers onder het tabblad details van een taak het vinkje bij publiceren staan.

Hieronder een voorbeeld van hoe de vrijwilligerstaken op het aanmeldformulier worden getoond. De linker afbeelding is van het aanmeldformulier die op de KNVB aanmeldpagina is te vinden. De rechter afbeelding is het formulier zoals die op de Sportlink Club.Website er uit komt te zien. 

Aanmeldformulier aanmeldpagina

Wat als leden zich online hebben aangemeld? 

Zodra het formulier op de website staat kunnen leden zich aanmelden via het Online aanmeldformulier. Hieronder een overzicht van de stappen die volgen:

  • Het nieuwe lid vult de gegevens op het aanmeldformulier in. 
  • Er wordt automatisch een bevestigingsmail gestuurd naar het lid en de ledenadministrateur. Indien het lid jonger dan 16 is ontvangt de ouder een e- mail waarmee aanmelding van het kind moet worden bevestigd. Zonder die bevestiging kan de ledenadministrateur de aanmelding niet afronden.
  • De aanmelding van het lid is zichtbaar in Sportlink Club in het overzicht Personen > Aanmeldingen in Sportlink Club. De leden worden aangemeld als aspirant lid.
  • De ledenadministrateur wijzigt vervolgens de status naar de gewenste lidsoort. Je hebt als vereniging dus altijd zelf grip of iemand lid bij jouw verenging wordt.

Wil je precies weten hoe je de nieuw aangemelde leden bondslid kunt maken? Lees dan de stappen op pagina Overzicht online aangemelde leden.