Periodieke selectie uit ledenbestand


"Onze jeugdcoördinatoren zijn bezig met de samenstelling van de jeugdteams voor het nieuwe voetbalseizoen. Om de overzichten actueel te houden, vragen ze aan de ledenadministratie of het mogelijk is om maandelijks een rapport te krijgen waarin zijn opgenomen alle nieuw aangemelde jeugdleden en jeugdleden die gestopt zijn en hun lidmaatschap hebben opgezegd. Hoe kan ik deze maandelijkse selectie maken?"



Ik maak elke maand een werkset aan met daarin de nieuwe leden en de leden, die gestopt zijn. Aan het einde van de maand sla ik de werkset op als excelbestand en mail dat naar de diverse wedstrijdsecretarissen. Je zou er ook voor kunen kiezen een aparte werkset voor de jeugd en senioren te maken.
Dank je voor de tip, Theo. Heb je daarbij ook de mogelijkheid om te sorteren op "NIEUW LID" en " gestopt lid"?
Ik heb in de werkset de velden "Registratiedatum" (voor nieuwe leden) en "Afmelddatum" (voor gestopte leden) opgenomen. Je kunt dus op beide datums sorteren.

Een andere oplossing is, om met behulp van het veld, de kolom  "datum lid" bij de actuele leden een overzicht te maken en vervolgens bij de oud-leden te sorteren op de kolom "einde lidmaatschap"!

De vraag is welke van beide methoden het minst arbeidsintensief is?

Pieter,

Ik vul de werkset na elke mutatie. En aan het einde van de maand exporteer ik naar Excel. Je kunt dan een sortering maken op einddatum (voor gestopte leden) en op registratiedatum (voor de nieuwe leden). Ik verspreid één overzicht maar wel gescheiden de nieuwe leden en de gestopte leden. Ik maak dus eigenlijk maar één keer het bestand aan.

OK, duidelijk Theo. Maak je vervolgens de werkset weer leeg om voor de nieuwe maand deze weer te vullen?

Dat klopt. Ik sla het Excelbestand op met de naam Mutaties 201601, 201602, enz. Zo kan ik altijd terugzoeken. Op de 1e van de maand begin ik met een lege werkset.

Hallo Theo,

In een van jouw antwoorden staat dat jij een werkset maakt nieuwe aanmeldingen en afmeldingen.

Vraag: Hoe krijg ik de afmeldingen te zien in een werkset.

Ik neem in de werkset  de velden Registratiedatum (nieuwe leden) en Afmelddatum op. Dus in één werkset zie je oude en nieuwe leden.

Hallo Theo, Zul je altijd zien, heb je de vraag gesteld ontdek je zelf de oplossing. Precies jouw antwoord. Maar toch bedankt.

Goed te lezen dat jullie elkaar hebben kunnen helpen :-) 

Ik zal het item sluiten.