U kunt eenvoudig meerdere leden tegelijk een persoonlijke e-mail sturen met hierin bijvoorbeeld de eigen ledengegevens. Dit is mogelijk zonder dat u voor ieder lid apart een e-mail moet opstellen. Wel zijn hier een aantal handelingen voor nodig.

Naast Sportlink Club heeft u hiervoor Word, Excel en Outlook nodig. Voor Outlook is het van belang dat u hier het e-mail adres heeft ingesteld waarvandaan u de e-mails naar de leden wilt versturen.

In dit deel van de handleiding wordt uitgelegd welke stappen u moet nemen om een de gepersonaliseerde mails te kunnen versturen.

Ledengegevens exporteren naar Excel

Allereerst zorgt u ervoor dat u een Excel sheet heeft waar de benodigde gegevens in staan. Dit doet u heel eenvoudig via de exportfunctie in Sportlink Club.

Het is mogelijk om in Sportlink Club etiketten aan te maken. Voor het maken van etiketten volgt u de stappen hieronder.

1. Ga naar het Zoekscherm

2. Zoek en selecteer de personen die u een e-mail wil sturen - Zoek leden en relaties

3. Klik vervolgens op

Tip: U kunt ook kiezen voor een rechtstreekse export waarbij de reeds ingestelde kolommen van het zoekresultaat worden geëxporteerd. Klik hiervoor op

Het volgende scherm verschijnt:

Let op: De kolom E-mail is essentieel voor het overzicht. Uiteraard is het ook van belang dat het e-mailadres van ieder lid bekend en geregistreerd staat in Sportlink Club.

4. Voeg de Beschikbare kolommen toe aan de Te exporteren kolommen - Kolommen in zoekresultaat aanpassen

5. Klik vervolgens op Verder

Het volgende scherm verschijnt:

6. Vink de selectie voor Komma aan

7. Vink Kolomnamen op de eerste ri j aan

8. Klik op Voltooien

Het volgende scherm verschijnt:

9. Vul bij File Name: de naam in waaronder u dit bestand wilt opslaan

Let op: Sla het bestand op onder een naam met de extensie .xls bijvoorbeeld emails.xls

10. Klik vervolgens op Save

De gegevens vanuit Sportlink Club zijn nu opgeslagen.

11. Open Excel

12. Open in Excel het bestand dat u zojuist heeft opgeslagen

Het volgende scherm verschijnt in beeld:

13. Klik op Ja

U ziet in Excel de door u geëxporteerde gegevens staan, maar deze staan nog niet op een juiste manier weergegeven.

14. Selecteer de gehele kolom A

15. Ga naar Gegevens

16. Klik op Tekst naar kolommen

De volgende Wizard wordt geopend:

17. Vink Gescheiden aan

18. Klik op Volgende

Stap 2 van de Wizard Tekst naar Kolommen wordt geopend .

19. Vink Tab uit en vink Komma aan

20. Klik op Voltooien

Nu staan de gegevens op een juiste manier in Excel en kunnen de gegevens opgemaakt worden in Word. Sla eerst het geïmporteerde bestand op in Excel.

21. Klik op Opslaan als

22. Geef de gewenste bestandsnaam en geef de juiste extensie aan: .xls (bijvoorbeeld emailsportlinkclub.xls )

23. Klik vervolgens op Opslaan

E-mailbericht opmaken en samenvoegen

Nu gaat u het bestand met ledengegevens samenvoegen met het e-mailbericht. Dit wordt gedaan in Word.

1. Open Microsoft Office Word

2. Klik op Verzendlijsten

3. Klik op Afdruk samenvoegen

4. Kies voor Stapsgewijs wizard afdruk samenvoegen

Let op: Maakt u gebruik van Microsoft Office 97? Dan kunt u deze optie vinden onder Extra .

Aan de rechterkant van uw scherm verschijnt nu een balk, waarin u de samenvoeging in kunt stellen in een aantal stappen:

Keuze type document:

1. Kies hier voor E-mailberichten

2. Klik op Volgende: Begindocument

Selecteren begindocument:

3. Kies hier voor Het huidige document

4. Klik op Volgende: Adressen selecteren

Adressen selecteren:

5 Selecteer Een bestaande lijst gebruiken

6. Vervolgens klikt u op Bladeren

7. Zoek uw opgeslagen Excel bestand op

8. Dubbelklik op de bestandsnaam of klik op Openen

Het volgende scherm wordt geopend:

9. Klik op OK
Het volgende scherm wordt geopend:

Hier kunt u zien welke gegevens er in de Excelsheet staan. Deze kunt u eventueel nog controleren.

Let op: Belangrijk is uiteraard dat de kolom E-mailadres gevuld is bij alle leden.

10. Check de gegevens en klik vervolgens op OK

11. Klik op Volgende: Uw brief schrijven


E-mail opmaken

Nu gaat u de e-mail opmaken. In de e-mail kunt u gegevens uit de Excel sheet zetten. Microsoft Word zet dan automatisch de gegevens van het lid in de e-mail van het betreffende lid.

U kunt bijvoorbeeld een begroetingsregel toevoegen.

Belangrijk is de knop Velden vergelijken . Hier kunt u op de plek van de naam in de begroetingsregel automatisch de naam van het betreffende lid neerzetten door deze bijvoorbeeld aan de voornaam te koppelen.

Vervolgens wilt u in dit geval uiteraard de gegevens van ieder lid in het e-mail bericht vermelden. Dit doet u als volgt:

1. Kies op Meer items

2. Selecteer het gewenste Veld

3. Klik op Invoegen

De velden worden in de mail tussen « » gezet (bijv. «Straat»).

Zijn alle gewenste velden ingevoegd?

4. Zet de velden op de juiste plek in de e-mail

5. Typ de rest van uw bericht

Samenvoeging voltooien

In het volgende scherm ziet u nog een voorbeeld van de e-mails die u wilt versturen. Aan de rechterkant kunt u de voorbeelden van de verschillende geadresseerden laten tonen. Tevens kunt u nog leden uit deze lijst verwijderen.

Als u alles heeft gecontroleerd en klaar bent voor verzending kunt u naar de volgende stap gaan.

1. Druk op Volgende: Samenvoeging voltooien

Versturen van de e-mails

De laatste stap is het simpelweg versturen van de e-mails.

1. Druk op Elektronisch post

2. Geef het onderwerp van het bericht op

3. Bij Aan: kiest u voor Email

4. Bij E-mailindeling : kiest u voor HTML

5. Kies voor de records die u wilt verzenden

6. Klik op OK

De e-mails worden verstuurd vanuit het e-mail adres dat u heeft ingesteld in Outlook.