Deze instructie is bedoeld voor de ledenadministratie van de vereniging. Mocht je als ouder/verzorger binnen de app de gegevens van jouw kind(eren) (jonger dan 16 jaar) niet kunnen wijzigen, stuur deze instructie dan naar de ledenadministratie van de vereniging met het verzoek de ouder/kind koppeling voor de app vast te leggen.
Voor de ledenadministratie
Veel ouders gebruiken de app om te kunnen zien waar, hoe laat en tegen wie hun kinderen moeten spelen. Op basis van het wedstrijdprogramma delen ouders tenslotte toch een beetje de sportdag in. Om deze app optimaal te kunnen gebruiken, is het noodzakelijk dat het mailadres van ouders op een juiste wijze in Sportlink Club staat. We leggen je uit hoe het werkt.
Als club kun je ouders van leden enorm helpen.
Zodra de vereniging een e-mailadres van ouders op de juiste plek in Sportlink Club vastlegt, kunnen ouders met datzelfde e-mailadres in de app inloggen. De app herkent op basis van het e-mailadres wie er is ingelogd én in het geval van ouders dus ook wie de kinderen zijn. Zodoende kunnen de ouders het wedstrijdprogramma van alle kinderen in één overzicht in de app bekijken. Is de ouder zelf geen lid van de club? Dan kan men in de app inloggen als toeschouwer/ouder en ziet men het kind(eren) in de app. Is de ouder wel lid, dan wordt zowel het eigen programma (van de ouder) als het programma van het kind(eren) getoond.
Waar in Sportlink Club registreer je het e-mailadres van de ouders?
Hieronder zie je het scherm in Sportlink Club waar je als vereniging de contactgegevens van een lid vastlegt. Op datzelfde scherm kan jouw vereniging ook het e-mailadres van ouders (en van leden) registreren. Erg belangrijk aangezien hier wordt bepaald in hoeverre ouders de app goed kunnen gebruiken.
Je ziet hierboven 3 velden waar een e-mailadres kan worden geregistreerd. We gaan ze stuk voor stuk doornemen.
- In het veld 1 (E-mail), leg je het e-mailadres van het lid vast. Het maakt niet uit of het lid jonger of ouder dan 16 is. Zodra het lid een eigen mailadres heeft, registreer je dat in dit veld. Heeft het lid geen eigen e-mailadres, leg dan hier het mailadres van de ouder vast.
- In het veld 2 (Ouder/verzorger 1), leg je het e-mailadres van de ouder vast. Ook al heb je in veld 1 al het mailadres van de ouder gezet, registreer je alsnog ook in veld 2 het ouder e-mailadres vast. Je zult nu denken: ''Waarom 2 keer hetzelfde mailadres vastleggen?'' Zodra op beide plaatsen hetzelfde mailadres van de ouder wordt vastgelegd, herkent Sportlink dat het om een ouder e-mailadres gaat. Dit betekent dat de ouder bij het inloggen in de app, ook daadwerkelijk als ouder meekijkt met het programma van het kind.
- Het veld 'Ouder/verzorger 2': willen meerdere ouders/verzorgers in de app het volledige programma van het kind inzien, dan kan de club in dit veld het betreffende mailadres registreren.
Wil je meer informatie over de mogelijkheden voor ouders in de app?
Naar welk e-mailadres wordt de contributiefactuur verstuurd?
Dit is een belangrijke. In de basis wordt vanuit Club.Contributie de contributiefactuur verstuurd naar het mailadres dat bij het lid in het veld E-mail (VELD 1) staat genoteerd. Wil je de factuur niet naar het lid maar naar de ouder versturen? Dit is vaak het geval bij jongere leden. Dan dien je bij het betreffende lid in het tabblad Persoon het vinkje aan te zetten bij 'Contact via ouder/verzorger'. Dan wordt de factuur namelijk naar het e-mailadres van de ouder verstuurd. Voorwaarde bij het zetten van dit vinkje is wel dat je de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de ouder in het veld 'Ouder/verzorger 1' hebt vastgelegd.
