Détails tâche
3. Sélectionnez la tâche à laquelle les bénévoles doivent être assignés.
4. Définissez la periode dans laquelle la tâche doit être planifiée
5. Cliquez sur la loupe
Les dates pour cette période apparaissent maintenant:
6. Sélectionnez les jours auxquels les bénévoles doivent être liés
Sélectionnez les bénévoles
Ces personnes peuvent être sélectionnés parmi les options suivantes:
- Groupe de travail (groupe de travail - sélection de personnes)
- Membres avec une tâche préférée
- Tous les membres
Info : Voulez-vous savoir quels membres n'ont pas encore été assignés à une tâche? Trouvez ces personnes en utilisant la fonction suivante: étape 7: bénévoles non assignés
7. Sélectionnez la sélection souhaitée
Informations supplémentaires sur les filtres
Les filtres sont un outil puissant pour obtenir une structure de bonne qualité. Les filtres fonctionnent en fonction des conditions telles qu'elles sont définies pour la tâche choisie. Dans l'écran ci-dessus tous les filtres sont activés. Si vous effectuez une recherche maintenant, vous ne verrez ques les bénévoles qui répondent aux conditions de la tâche. Vous n'avez pas assez de bénévoles pour assigner à une tâche? En désactivant un filtre, vous pouvez agrandir votre résultat de recherche. L'effet d'un filtre peut varier par tâche. Par exemple, l'âge jouera probablement un plus grand rôle pour une tâche de cantine/bar que la présence d'un diplôme de secourisme. L'activation et la désactivation des filtres peuvent être répétés jusqu'à l'obtention du résultat souhaité.
8. Supprimez la coche désirée pour agrandir le résultat de la recherche
9. Cliquez sur la loupe
Les bénévoles qui remplissent les conditions apparaissent:
Info: les bénévoles qui ne remplissent pas toutes les conditions sont colorés en orange, mais peuvent être assignés.
10. Cochez les personnes à qui la tâche doit être assignée
11. Cliquez sur l'icone blue
Personnes qui ne sont pas disponibles
Les personnes qui ne sont pas disponibles un ou plusieurs jours (parmi les jours sélectionnés) apparaissent dans un pop-up
Les personnes disponibles seront placées dans la case inf'rieure, désginée comme étant des sélections provisoires
Différence entre les tâches temporairement ou définitivement assignées
L'attribution de tâches est une fonctionalité qui permet d'assigner des tâches pour un grand nombre de jours et à plusieurs personnes simultanément. En conséquence de cette fonctionalité, lors de la sélection de plusieurs personnes et jours, la vue d'ensemble des tâches assignées peut être perdue. En assignant d'abord les tâches, vous pouvez vérifier les tâches assignées et eventuellement les modifier avant de les rendre définitives.
12. Sélectionnez la tâche pour laquelle les dernières assignations doivent être effectuées.
Si vous souhaitez ajouter un commentaire, cliquez dans le champ Remarques. Cette remarque sera également inclus dans l'émail que vous envoyez au membre.
13. Cliquez sur suivant
Envoyer un email
L'écran suivant apparaît:
Info: Voulez-vous empêcher les jeunes membres d'être demandés pour effectuer une tâche de bénévolat?
Dans l'écran personnel d'un membre, vous pouvez définir que la communication doit s'effectuer via les parents/tuteurs, puis définir une adresse email différente. Lorsque ces personnes sont assignées à une tâche et qu'un email leur est envoyé, ce message sera envoyé à l'adresse divergente du parent/tuteur (ajouter ou modifier des données de vos membres)
14. Ecrivez le texte que vous voulez envoyer aux bénévoles
Info: en cc, l'adresse du gestionnaire de la tâche est affichée.
15. Entrez, si souhaité, le nombre d'e-mails de rappel
Info: les rappels sont envoyés via un batch nocturne à la date de la tâche, moins le nombre de jours défini dans le rappel
16. Cliquez sur la loupe pour afficher un exemple de l'email
17. Cliquez sur l'enveloppe
Un message de vérification apparaît:
18. Choisissez Oui pour envoyer l'email ou Non pour ne pas envoyer les emails
Maintenant passez à l'étape suivante: étape 7: bénévoles non assignés