Dans le module Cotisation, il est possible d'émettre des avis de relance de différentes manières.
Cela peut être réalisé en créant un aperçu de plusieurs postes ouverts par débiteur. Cet aperçu peut ensuite être envoyé au débiteur en tant qu'avis de relance . Il est également possible d'envoyer une copie d'une facture.
Vous disposez de plusieurs options pour émettre des avis de relance plusieurs fois. Il est p. ex. possible d'enregistrer qu'une facture a été remise à un bureau d'encaissement. Ci-dessous une description étape par étape du processus d'envoi d'avis de relance dans le module de cotisation. Pour envoyer des avis de relance, vous devez suivre les étapes suivantes:
1. Allez au menu Cotisation
2. Cliquez sur Rappels - cotisations
L'écran suivant s'affiche:
Sous l'onglet Sélectionner, vous pouvez, à l'aide de différents critères de recherche, rechercher les personnes auxquelles vous souhaitez envoyer un avis de relance.
3. Entrez les critères de recherche souahaités
4. Cliquez sur 
L'écran suivant s'affiche:
Attention: Si une adresse alternative a été choisie (dans l'écran personnel de la personne concernée), elle apparaîtra dans la colonne Nom alt.
Astuce: À partir de ce résultat de recherche, il est possible d'exclure certaines factures du processus de'avis. Pour cela, supprimez la coche dans la colonne ''Rappeler?''. Toute le colonne peut être modifiée en cliquant avec le bouton droit de la souris dans l'en-tête.
5. Puis cliquez sur
Les factures sont préparées sous l'onglet Traiter. L'écran suivant s'affiche:
Astuce: pour afficher une facture, double-cliquez sur la ligne correspondante. Un nouvel écran avec un aperçu de la facture s'ouvre.
6. Cliquez sur
L'écran suivant s'affiche:
7. Sélectionnez le mode de paiement
Astuce: L'adresse email du trésorier est entrée par defaut. Si souhaité, vous pouvez remplacer cette adresse.
8. Cliquez sur
Les avis de relance ont maintenant été envoyés par email. Vous pouvez également envoyer les avis de relance par courrier. Pour cela vous devez imprimer les factures. Pour ce faire procédez comme suit:
9. Sous l'onglet Traiter, cliquez sur
L'écran suivant s'affiche:
10. Sélectionnez le mode de paiement
Voulez-vous également imprimer les rappels?
11. Alors cochez la case Inclure les versions e-mail
Un document PDF est ouvert dans lequel les avis de relance sont affiches. Vous pouvez maintenant imprimer ces avis.
Après avoir envoyé les avis de relance, vous pouvez les définir en tant que Evoyé.
Attention: Aucune copie des avis n'est sauvegardé dans Sportlink. Pour cela, sauvegardez le document PDF sur votre ordinateur ou ajoutez votre adresse en tant qu'adresse BCC lors de l'envoi.
12. Sous l'onglet traiter, cliquez sur
La question suivante est posée:
Si l'option Oui est sélectionée, les données des membres seront mise à jour. Il n'est alors plus possible d'envoyer le même avis une deuxième fois. Cependant, tant que le traitement n'a pas encore eu lieu, les avis de relance peuvent être créés de nouveau.