Bij de ingebruikname van het systeem is er altijd al één boekjaar gedefinieerd. Alleen de eerste keer dat het scherm geopend wordt, is het mogelijk om de standaardinstellingen om te zetten van kalenderjaar naar seizoen.

De start- en einddatum van het seizoen kan elke datum zijn. Een nieuw boekjaar kan alleen worden aangemaakt als alle transacties in het huidige boekjaar zijn verwerkt.


Info: Begin je als vereniging met de boekhouding, maar staan er nog oude boekingen in het systeem? Lees hier tips om de boekhouding op te schonen.

 

Huidig boekjaar aanmaken

Neem de volgende stappen om een boekjaar aan te maken:

1. Ga naar Contributie in het menu

2. Kies Instellingen

3. Klik op Boekjaren

Het volgende scherm verschijnt:

4. Dubbelklik op de regel om de kalendergegevens te wijzigen

Onderstaand scherm verschijnt:

5. Pas de omschrijving aan naar de gewenste omschrijving

6. Kies vervolgens de ingangsdatum

7. Kies daarna de einddatum

8. Zet een vinkje bij huidige kalender

9. Klik op

Let op:

Het wijzigen van de start- en einddatum is alleen mogelijk als er nog geen transacties op de tussenliggende data zijn geboekt.

Aanmaken volgend of voorafgaand boekjaar

Het is mogelijk om zowel een volgend als een voorafgaand boekjaar te benoemen. Het voorafgaande boekjaar kan nodig zijn om:

  • Bepaalde transacties in het vorige jaar te zetten
  • Openstaande facturen met een factuurdatum in het vorige jaar te administreren die moeten terugkomen in de beginbalans van het huidige jaar

1. Klik op

Onderstaand scherm verschijnt:

2. Maak in de dropdown de keuze tussen Volgend boekjaar of Voorafgaand boekjaar

3. Klik op

Na de keuze verschijnt het volgende scherm:

Let op:

Hier zie je een viertal verschillende velden die hieronder worden toegelicht:

Omschrijving: De omschrijving van een boekjaar is vrij in te vullen. Wij raden echter aan om een omschrijving te kiezen die overeenstemt met het doel. Als er met seizoenen gewerkt wordt, geef dan bijvoorbeeld de volgende omschrijving: "Seizoen 2011 - 2012". Werk je met een kalenderjaar, dan kun je voor de volgende omschrijving kiezen: "Boekjaar 2012".

Ingangsdatum: Deze kan niet worden aangepast, omdat deze moet aansluiten bij de einddatum voor het voorafgaande jaar.

Einddatum: Hier kun je de einddatum van het boekjaar aangeven.

Huidig kalender: Er kan maar één boekjaar als huidig worden aangeduid. Dit is straks van belang bij het invoeren van de gegevens. In alle schermen zal het huidige boekjaar als standaardwaarde naar voren komen.

4. Vul de omschrijving in

5. Vink huidige kalender aan indien van toepassing

6. Klik op

Onderstaande melding verschijnt:

7. Kies voor Ja

Het nieuwe boekjaar wordt toegevoegd aan het overzicht.