Aan de slag met de contributie? Dan is de eerste stap het bepalen van de contributiebedragen per leeftijdscategorie, de betaaltermijn van de facturen en het vaststellen van overige bedragen die aan leden in rekening moeten worden gebracht. Om deze in te stellen, neem je de volgende stappen:
1. Ga naar Contributie
2. Kies Instellingen
3. Kies Contributie
Het scherm "Contributie-instellingen" verschijnt:
Bij Voorkeursinstellingen kunnen diverse zaken worden gedefinieerd. Het effect van de instellingen wordt hieronder behandeld.
Let op:
De getallen, die als betaaltermijn worden ingevuld bij de factuur en de aanmaningen, zijn het aantal dagen geteld vanaf de factuurdatum of de datum van de betreffende aanmaning. Zie voor nadere uitleg het onderstaande voorbeeld.
Factuur:
In het voorbeeld is de betaaltermijn voor de factuur 28 dagen. Voor de facturen die na 28 dagen nog niet voldaan zijn kunnen eerste aanmaningen worden aangemaakt en verzonden worden naar de betreffende leden.
Aanmaningen:
In bovenstaande voorbeeld staat voor alle aanmaningen een betaaltermijn van 8 dagen ingevuld. Dit betekent dat, na het verstrijken van deze 8 dagen (geteld vanaf de dag van het verzenden van een aanmaning), de facturen die voor de 2e of 3e aanmaning in aanmerking komen kunnen worden aangemaakt en verzonden naar de betreffende leden.
Herinneringen:
Deze kunnen altijd worden verstuurd.
De volgende instellingen kunnen worden ingericht:
| Bet termijn (dgn) | De termijn (in dagen) waarbinnen een factuur betaald moet zijn. |
| 1e aanmaning na | De termijn (in dagen) waarbinnen een 1-e aanmaning betaald moet zijn |
| 2e aanmaning na | De termijn (in dagen) waarbinnen een 2-e aanmaning betaald moet zijn. |
| 3e aanmaning na | De termijn (in dagen) waarbinnen een 3-e aanmaning betaald moet zijn |
| Admin kosten | De meeste verenigingen zullen het gebruik van automatische incasso willen stimuleren, omdat de verwerking van betalingen zo goed als automatisch verloopt en het gehele inningsproces veel minder werk met zich meebrengt. In verband hiermee is ervoor gekozen om de toeslag voor administratiekosten alleen van toepassing te laten zijn voor betalingsmethoden anders dan "Automatische Incasso". De inkomsten met betrekking tot administratiekosten kunnen op een aparte omzetrekening worden geboekt. Deze kan ook in het scherm Contributie-instellingen worden gespecificeerd. |
| 1-e boete | Bedrag dat de leden moeten betalen voor een eerste aanmaning. Let op, het boetebedrag wordt niet als aparte post geboekt bij het lid, maar is alleen maar zichtbaar op een aanmaning. Dit zal op termijn worden aangepast. Om voor nu een boetebedrag als te verwerken post bij een lid/debiteur te plaatsen, zal een Overig Eenmalig bedrag moeten worden gekoppeld aan het lid en vervolgens worden gefactureerd. |
| 2-e boete | Bedrag dat de leden moeten betalen voor een tweede aanmaning. Let op, het boetebedrag wordt niet als aparte post geboekt bij het lid, maar is alleen maar zichtbaar op een aanmaning. Dit zal op termijn worden aangepast. Om voor nu een boetebedrag als te verwerken post bij een lid/debiteur te plaatsen, zal een Overig Eenmalig bedrag moeten worden gekoppeld aan het lid en vervolgens worden gefactureerd. |
| 3-e boete | Bedrag dat de leden moeten betalen voor een derde aanmaning. Let op, het boetebedrag wordt niet als aparte post geboekt bij het lid, maar is alleen maar zichtbaar op een aanmaning. Dit zal op termijn worden aangepast. Om voor nu een boetebedrag als te verwerken post bij een lid/debiteur te plaatsen, zal een Overig Eenmalig bedrag moeten worden gekoppeld aan het lid en vervolgens worden gefactureerd. |
| GrBrek admin kosten | Definiering van de grootboekrekening waarop de administratiekosten geboekt moeten worden. |
| GrBrek auto. incasso | Definiëring van de grootboekrekening waar de automatische incassofacturen op worden geboekt. Bij ontvangst van de incassobatch in de bank hoef je de facturen niet meer af te letteren, maar boek je deze gelijk op deze grootboekrekening. Wij raden aan hier een nieuwe grootboekrekening voor aan te maken met als omschrijving "incasso onderweg". Let op, nadat de betreffende grootboekrekening geplaatst is, en hiermee voor deze werkwijze is gekozen, kan dit niet meer ongedaan gemaakt worden. |
| Betaalperiode | De standaard ingestelde betaalperiode (maand, kwartaal, half jaar of jaar). Let op, de betaalperioden kunnen ook gezien worden als "het aantal keren dat een factuurrun uitgevoerd kan worden" en is niet werkelijk gebonden aan een jaar, half jaar, kwartaal of maand als kalendermoment. Je kan het ook zien als mogelijkheid om in 1, 2, 4 of 12 termijnen te factureren per contributieseizoen. Facturatie kan dus plaatshebben op zelf gekozen momenten gedurende een seizoen. |
| Betaalwijze | De standaard ingestelde betaalwijze (acceptgiro, automatische incasso of bank/kas betalingen). |
| E-mail factuur | De standaard instelling voor het ontvangen van de factuur voor alle leden staat op “Ja”. |
| Volgend factnr | Hier kan een gewenst startnummer voor facturen ingevuld worden. Vanaf dit startnummer zal doorgeteld worden als er facturen worden aangemaakt. |
| Betaalperiode bij alle leden aanpassen? | Er zijn verschillende periode-instellingen; jaarlijks, half jaarlijks, per kwartaal en maandelijks. De hier in te stellen periode is standaard, die per lid weer aangepast kan worden. Door deze vraag positief te beantwoorden, worden alle voordien ingestelde perioden (bij leden) overschreven. |
| Betaalwijze bij alle leden aanpassen? | Hiermee kan de standaard betaalwijze worden ingesteld; automatische incasso, bank/kas betaling of acceptgiro’s. Door deze vraag positief te beantwoorden, worden alle voordien ingestelde betaalwijzen (bij leden) overschreven. Als voor bepaalde leden een andere dan de standaard ingestelde betaalwijze van toepassing is, moet dit per lid worden aangegeven. |
| Factuur per e-mail bij alle leden aanpassen? | Door deze vragen met Ja te beantwoorden worden alle voordien ingestelde voorkeuren bij de leden overschreven. Als voor bepaalde leden een andere dan de standaard ingestelde wijze van verzenden van facturen van toepassing is, moet dit per lid worden aangegeven. |
Facturen verzenden met een IDeal-betaallink
Als jouw vereniging een account heeft bij Mollie kan Sportlink Club een betaallink op de digitale factuur laten zetten. Hoe je dit instelt lees je op de pagina: Hoe kunnen leden van de club betalen via een betaallink?
Belangrijk
Gezien het belang/risico dat verbonden is aan het geheel vervangen van standaardinstellingen, volgen - afhankelijk van de instellingen die gewijzigd worden - de volgende waarschuwingen:
- Na het klikken op Betaalperiode bij alle leden aanpassen? verschijnt de volgende waarschuwing:
- Na het klikken op Betaalwijze bij alle leden aanpassen? verschijnt de volgende waarschuwing:
- Na het klikken op E-mailfactuur bij alle leden aanpassen? verschijnt de volgende waarschuwing:
