Als vrijwilliger van je vereniging ben je altijd in de weer met diverse activiteiten. Zo komt er bij de aanmelding van een lid een hoop kijken. Het lid moet aangemeld worden bij de bond, eventueel in een team geplaatst worden en in de meeste gevallen dient er ook een factuur naar het lid verzonden te worden. Daarnaast kan het zijn dat er bijzonderheden zijn die je wilt vastleggen bij het lid, zoals bijvoorbeeld een medische dossier. Al deze memo's en taken kan je vastleggen in Sportlink Club bij Contactdossiers.
Gebruikersbeheer
Om contactmomenten vast te leggen bij leden heb je de rechten ledenbeheer en relatiebeheer nodig. Meer informatie over het toevoegen van deze rechten staat beschreven op pagina Gebruikersbeheer in het Support Center.
Aanmaken contactdossiers
Neem onderstaande stappen om een nieuw dossier bij het lid vast te leggen:
1. Zoek het betreffende lid
2. En ga naar het tabblad Contactgegevens
Zie je het tabblad 'Contactgegevens' niet? Op het tabblad persoonsscherm bij de gebruikersinstellingen kan je deze zelf aanzetten. Meer informatie over het aanzetten van dit tabblad staat beschreven op pagina Gebruikersinstellingen
3. Klik op de plus om een dossier aan te maken
Je hebt nu de keuze uit een Memo of een Takendossier
Bij het vastleggen van een nieuw contactdossier kan je de volgende informatie vastleggen:
| Type Dossier | Hier kan je kiezen voor een Memo of Takendossier. Binnen een takendossier kan je taken toewijzen aan andere leden. |
| Dossiereigenaar | Dit is de persoon die het dossier aangemaakt heeft. De dossiereigenaar is gekoppeld aan de gebruikersnaam waarmee je inlogt in Sportlink Club. |
| Dossiernummer | Hier kan je een referentie meegeven. Hier kan je vervolgens ook in het zoekscherm op zoeken. Meer informatie lees Zoeken naar openstaande taken. |
| Omschrijving | Geeft hier een omschrijving van het dossier mee. |
| Kanaal | Hier kan je aangeven via welke kanaal de informatie is binnengekomen. Via het onderhoudsscherm kan je nieuwe omschrijvingen aanmaken. Meer informatie lees Beheer omschrijvingen. |
| Status | Standaard staat de status op Nieuw. Deze kan je aanpassen in In behandeling of Gesloten. |
| Bron | Hier kan je de bron van de informatie vastleggen. Via het onderhoudsscherm kan je nieuwe omschrijvingen aanmaken. Meer informatie lees Beheer omschrijvingen. |
| Categorie | Hier kan je de categorie van het dossier vastleggen. Via het onderhoudsscherm kan je nieuwe omschrijvingen aanmaken. Meer informatie lees Beheer omschrijvingen. |
| Aanmaakdatum | Standaard is dit de dag waarop het dossier is aangemaakt. Indien gewenst kan je deze datum aanpassen. |
| Gesloten op | Een Memo krijgt direct een einddatum. Bij een Takendossier zal dit veld leeg blijven. |
Indien je kiest voor een Takendossier wordt de knop Volgende actief en kan je acties uitzetten bij andere leden, zoals bijvoorbeeld de penningmeester.
| Dossiereigenaar | Dit is de eigenaar van het Contactdossier. Deze persoon heeft het dossier aangemaakt. |
| Taaknummer | Hier kan je een referentienummer invullen. |
| Omschrijving | Vul hier de omschrijving van de taak in. Deze verschijnt vervolgens ook in de TODO-lijst van het lid. |
| Toewijzen aan | Selecteer de betreffende persoon die de taak moet uitvoeren. De taak wordt toegevoegd aan de TODO-lijst van deze persoon. |
| Status | Standaard staat de status op Nieuw. De persoon die de taak moet uitvoeren kan de status aanpassen naar In Behandeling of Gesloten. De dossiereigenaar kan via het zoekscherm de statussen van de taken volgen. |
| Aanmaakdatum | Dit is de datum waarop het dossier is vastgelegd in Sportlink Club |
| Todo Datum | Vul hier de gewenste datum in |
| Gereed datum | Vul hier de gewenste einddatum in. Standaard staat de einddatum 7 dagen later. |
| Notities | Hier kan je aanvullende informatie over de taak kwijt. |