Als vrijwilliger van je vereniging ben je altijd in de weer met diverse activiteiten. Of dit nu is bij nieuwe leden, werving van sponsors, op wedstrijddagen of tijdens de afsluiting van het seizoen.

Ook het onderhouden van de contacten met je sponsors is van groot belang. De meeste verenigingen hebben een contactpersoon die gekoppeld is aan de organisaties die in Sportlink Club geregistreerd zijn. Nu kan het handig zijn om op organisatieniveau een dossier vast te leggen met bijv. afspraken die je gemaakt hebt met de organisatie. Of acties uit te zetten om contact op te nemen met de betreffende sponsor.

Gebruikersbeheer

Om contactmomenten vast te leggen bij leden heb je de rechten ledenbeheer en relatiebeheer nodig. Meer informatie over het toevoegen van deze rechten staat beschreven op pagina Gebruikersbeheer in het Support Center.

Aanmaken contactdossiers

Neem onderstaande stappen om een nieuw dossier bij een organisatie vast te leggen:

1. Zoek de betreffende organisatie op

2. En ga naar het tabblad Contactdossiers

3. Klik op om een dossier aan te maken

Je hebt nu de keuze uit een Memo of een Takendossier

Bij het vastleggen van een nieuw contactdossier kan je de volgende informatie vastleggen:

Type Dossier	Hier kan je kiezen voor een Memo of Takendossier. Binnen een takendossier kan je taken toewijzen aan andere leden.
Dossiereigenaar	Dit is de persoon die het dossier aangemaakt heeft. De dossiereigenaar is gekoppeld aan de gebruikersnaam waarmee je inlogt in Sportlink Club.
Dossiernummer	Hier kan je een referentie meegeven. Hier kan je vervolgens ook in het zoekscherm op zoeken. Meer informatie lees Zoeken naar openstaande taken.
Omschrijving	Geeft hier een omschrijving van het dossier mee.
Kanaal	Hier kan je aangeven via welke kanaal de informatie is binnengekomen. Via het onderhoudsscherm kan je nieuwe omschrijvingen aanmaken. Meer informatie lees Beheer omschrijvingen.
Contactpersoon	Hier kan je kiezen uit de contactpersonen die zijn vastgelegd op het tabblad Contactpersonen. Of je kunt een nieuwe relatie als contactpersoon toevoegen.
Status	Standaard staat de status op Nieuw. Deze kan je aanpassen in In behandeling of Gesloten.
Bron	Hier kan je de bron van de informatie vastleggen. Via het onderhoudsscherm kan je nieuwe omschrijvingen aanmaken. Meer informatie lees Beheer omschrijvingen.
Categorie	Hier kan je de categorie van het dossier vastleggen. Via het onderhoudsscherm kan je nieuwe omschrijvingen aanmaken. Meer informatie lees Beheer omschrijvingen.
Aanmaakdatum	Standaard is dit de dag waarop het dossier is aangemaakt. Indien gewenst kan je deze datum aanpassen.
Gesloten op	Een Memo krijgt direct een einddatum. Bij een Takendossier zal dit veld leeg blijven.

Indien je kiest voor een Takendossier wordt de knop Volgende actief en kan je acties uitzetten bij andere leden, zoals bijvoorbeeld de penningmeester.

Dossiereigenaar	Dit is de eigenaar van het Contactdossier. Deze persoon heeft het dossier aangemaakt.
Taaknummer	Hier kan je een referentienummer invullen.
Omschrijving	Vul hier de omschrijving van de taak in. Deze verschijnt vervolgens ook in de TODO-lijst van het lid.
Toewijzen aan	Selecteer de betreffende persoon die de taak moet uitvoeren. De taak wordt toegevoegd aan de TODO-lijst van deze persoon.
Status	Standaard staat de status op Nieuw. De persoon die de taak moet uitvoeren kan de status aanpassen naar In Behandeling of Gesloten. De dossiereigenaar kan via het zoekscherm de statussen van de taken volgen.
Aanmaakdatum	Dit is de datuam waaop het dossier is vastgelegd in Sportlink Club
To do Datum	Vul hier de gewenste datum in
Gereed datum	Vul hier de gewenste einddatum in. Standaard staat de einddatum 7 dagen later.
Notities	Hier kan je aanvullende informatie over de taak kwijt.

Een voorbeeld van een dossier met verschillende taken ziet er als volgt uit:

Aanmaken contactdossiers

Gerelateerde artikelen