Inmiddels heeft u een contributieseizoen , de leeftijdscategorieën en de bijhorende bedragen ingevoerd. Naast deze basis instellingen heeft u de mogelijkheid om de layout voor facturen en voor de layout voor de e-mailmogelijkheid voor de machtigingen naar eigen wens vorm te geven.

Wilt u hiervan gebruik maken dan kunt u onderstaande stappen volgen.

1. Ga naar menu item Contributie

2. Kies Instellingen

3. Kies vervolgens voor Formulier instellingen

Factuurlayout


Op het tabblad factuur layout kunt u instellen welke gegevens u op de factuur wilt hebben. Maak de layout op voordat u een factuurrun gaat klaarzetten, zodat de facturen in de juiste layout in de factuurrun getoond worden.

De informatie in de kop van de factuur is voor alle lay-outs identiek. Naast de adresgegevens en het rekeningnummer van de vereniging (die overigens links of rechts gepositioneerd kunnen worden), is het mogelijk om een logo mee te printen.

Info: Maakt u gebruik van eigen briefpapier? Plaats dan een vinkje bij

Per factuurlay-out bestaat de mogelijkheid om een testfactuur aan te maken.

1. Selecteer in de sectie Factuurteksten het gewenste tabblad

2. Vul indien gewenst Aanhef, Afsluiting

3. Klik op  om een voorbeeld factuur te bekijken

Er wordt een PDF bestand aangemaakt met een voorbeeldfactuur, zodat u per lay-out uw instellingen kunt bekijken.

Let op: Het opnemen van een logo kan de lay-out van de factuur sterk beïnvloeden! Er zal dus geëxperimenteerd moeten worden om teksten op de juiste plaats te krijgen.

Factuurteksten

Op het tweede tabblad kunt u verschillende mogelijkheden instellen voor de factuur lay-out:

  • Automatische incasso
  • Acceptgiro
  • Bank/ Kas betaling
  • Herinneringen
  • 1e Aanmaning
  • 2e Aanmaning
  • 3e Aanmaning

Maak de factuurteksten op voordat u een factuurrun gaat klaarzetten, zodat de facturen met de juiste tekst in de factuurrun getoond worden. Wanneer u na het klaarzetten van een factuurrun een factuurtekst aanpast, dan zal de factuurtekst van de PDF factuur afwijken van de factuur die vanuit de factuurrun via mail verstuurd kan worden.



Automatische incasso

Deze factuur is vergelijkbaar met de Bank/ Kas betaling , maar nu kan de volgende tekst op de factuur komen te staan: ' Bovenstaand bedrag zal binnenkort van uw rekening worden afgeschreven'


Acceptgiro

In de Contributiemodule wordt alleen het formaat met een enkele acceptgiro, onder aan de pagina, ondersteund. Vooral bij acceptgiro's is het van belang dat informatie in het acceptgirogedeelte op de juiste plek komt te staan. Daarbij is het ook nog eens zo dat het type printer dat wordt gebruikt de factuur lay-out kan beïnvloeden. De juiste hoogte kan worden ingesteld door eventueel extra 'enters' (enter of return toets) mee te geven in de ruimte die bestemd is voor de 'Aanhef' en 'Afsluiting'.


Bank/ kas betaling

Een Bank/ Kas betaling is vergelijkbaar met een acceptgiro, maar nu ontbreekt het acceptgiro gedeelte. De lay-out hiervoor is minder kritisch.



Herinneringen

Hier kan de standaard tekst worden ingesteld voor de begeleidende tekst in de factuur naar de leden. Hiervan kan geen voorbeeldfactuur getoond worden.

Aanmaning

De drie bovenstaande formaten worden gebruikt voor het printen van meerdere facturen vanuit een zogenoemde Factuurrun . De lay-out voor 1e, 2e, en 3e Aanmaning worden gebruikt bij het printen van een aanmaning. Meer informatie over het versturen van herinneringen lees Overzicht openstaande facturen .

Incassomachtigingen

Naast de layout voor de facturen kunt u ook aangeven welke tekst u in de e-mail bij het versturen van de incassomachtigingen. Voor meer informatie Machtigingen opnieuw afdrukken/ e-mailen

1. Vul een onderwerp in

2. Typ het bericht dat u in de e-mail wilt meesturen

3. Klik op

Deze tekst wordt gebruikt zodra u de machtigingen gaat e-mailen.