Er zijn situaties denkbaar waarbij creditfacturen gemaakt moeten worden binnen de Sportlink contributie module voor meer dan één of een klein aantal leden. Er kan sprake zijn van een correctie op een foutieve factuur of wellicht het achteraf verrekenen van kortingen op facturen. In beide gevallen is het mogelijk om middels een creditfactuur de zaak op debiteurenniveau te herstellen. Let op, het is niet mogelijk om een contributie run met creditfacturen m.b.v. een SEPA incassobestand via de bank te laten uitkeren aan de betreffende leden.

In dit voorbeeld gaan we voor alle verenigingsleden een creditfactuur maken ter correctie van eerder foutief gefactureerde bedragen.

Stap 1: Maak een eenmalig bedrag aan

Als eerst gaan we een product aanmaken zodat we kunnen gaan factureren (crediteren). Neem hiervoor de volgende stappen:

1. Ga naar menu Contributie > Instellingen > Contributie

2. En open het tabblad Overige eenmalige bedragen

3. Klik rechts onder in het scherm op de groene plus om een nieuw eenmalig product toe te voegen

4. Vul de Omschrijving van het aan te maken product in (bijvoorbeeld creditering contributie)

5. En kies het gewenste grootboek

6. Vul tot slot het bedrag in wat gecrediteerd moet worden. Let op dat je een - teken voor het bedrag invult

7. Sla dit vervolgens op

Het te factureren (crediteren) product is nu als Overig eenmalig product vastgelegd met het bedrag in rood aangegeven, bijvoorbeeld € -45,00. Zie voorbeeld hieronder.

Stap 2: Maak een groep leden (werkset)

Om het bedrag in één keer bij een groep leden toe te voegen maken we gebruik van de werkset Contributie. Controleer van te voren altijd even of deze werkset leeg is.  Is de werkset niet leeg? Dan kan je de leden selecteren en verwijderen met de prullenbak. Meer informatie over werksets lees je hier. 

Neem de volgende stappen om de groep leden samen te stellen:

1. Open het zoekscherm 

2. En klik op de optie Meer zoekopties

3. Selecteer de gewenste zoekcriteria zoals bijv. Leden > verenigingsleden

4. Klik vervolgens rechts onderin op Zoeken

Het scherm met de gevonden leden wordt geopend. 

7. Selecteer nu de leden die je wilt toevoegen in de werkset en klik op om de leden toe te voegen

8. Selecteer de gewenste werkset (bijv. Contributie) 

9. En klik op OK en sluiten

Stap 3: Het bedrag bij de leden toevoegen

Tijdens de derde stap gaan we bij de leden in de werkset het product/ bedrag toevoegen dat je als overig bedrag hebt aangemaakt. Neem de volgende stappen:

1. Ga naar het menu Contributie > Instellingen > Contributie

2. Open het tabblad Overige eenmalige bedragen

3. Open het tabblad Koppelen

4. Selecteer binnen het kader de Selectiecriteria

a. de in gebruik zijnde Werkset via de keuzebalk “Werkset

b. het te koppelen product via de keuzebalk “Product”

c. voer een afwijkend bedrag in (als dit van toepassing is)

d. voer een afwijkende omschrijving in (als dit van toepassing is)

5. klik rechts onder in het scherm op Selectie koppelen

6. klik op “Ja” als u het zeker weet

7. klik op “OK” en de groep leden is gekoppeld aan het te factureren product/bedrag.

Het te factureren (crediteren) bedrag is nu gekoppeld aan de betreffende groep leden en via een contributie run kunnen de creditfacturen aangemaakt en vastgelegd gaan worden.

LET OP!

Mocht het noodzakelijk zijn om de factuurteksten voor de facturen aan te passen voor deze contributie run, klik dan hier voor de instructie om dit te doen. De teksten moeten aangepast worden voordat een contributie run wordt klaargezet.

Stap 4: Maak de creditfacturen aan via een contributie run

Tot slot volgt stap 4, de laatste stap. We gaan nu de facturen aanmaken via Club.Contributie en een run klaarzetten. Hiervoor neem je de volgende stappen:

1. Ga naar menu Contributie > contributie facturering

2. Op het tabblad Klaarzetten selecteer je de periode Eenmalig (deze periode is standaard bij het openen van het scherm zichtbaar)

3. Vul de gewenste gegevens in bij Datum run/facturen, Omschrijving contributie run (let op, deze verschijnt ook op de factuur) en Boekstukdatum

4. Selecteer bij Eenmalige bedragen? m.b.v. van de keuzebalk de optie Van gekozen periode

5. En klik op de knop Volgende rechts onder in het scherm

De factuur run wordt nu aangemaakt en het tabblad Bewerken opent zich

6. Klik in het bovenste kader (Klaargezette runs) binnen het scherm Bewerken 1 x op de contributie run. Onderin het scherm wordt nu de inhoud van de contributierun getoond. 

7. Klopt alles en is de inhoud goed? Klik dan rechts onder in op Volgende

Het scherm Afhandelen wordt geopend. Het is nu mogelijk om de volgende handelingen te verrichten zoals facturen via E-mail versturen, facturen afdrukken.

Let op: het aanmaken van een SEPA bestand (m.b.v. de button “SEPA”) is in principe niet van toepassing, omdat de bank het SEPA bestand met het negatieve bedrag niet zal accepteren.

8. Klik tot slot rechts onder in het scherm Afhandelen op de knop Volgende om de contributie run op verzonden te zetten.

• De creditfacturen worden nu vastgelegd bij de betreffende groep leden en zijn op debiteurenniveau de correcties doorgevoerd.
• Krijg je de melding dat je een Sepa bestand moet aanmaken? Dit komt doordat bij sommige leden de betaalwijze automatische incasso staat ingesteld. In dit geval maak je gewoon het SEPA bestand aan, maar doet hier verder niets mee.