Maken en verwerken van een creditfactuur bij een lid.

Er zijn situaties denkbaar waarbij een creditfactuur gemaakt zal moeten worden binnen Club.Contributie. Er kan sprake zijn van een correctie op een foutieve factuur of wellicht het achteraf verrekenen van kortingen op facturen. In beide gevallen is het mogelijk om middels een creditfactuur de zaak op debiteurenniveau te herstellen. Let op, het is niet mogelijk om een contributie run met creditfacturen m.b.v. een SEPA incassobestand via de bank te laten uitkeren aan de betreffende leden.

Stap 1: We maken een product aan om te kunnen factureren (crediteren)

1. Ga naar menu Contributie > Instellingen > Contributie

2. Open tabblad Overige eenmalige bedragen

3. Klik rechts onder in het scherm op de groene plus

4. Vul de Omschrijving van het aan te maken product in. Bijvoorbeeld creditering contributie

5. Selecteer het gewenste grootboek

6. Vul het bedrag in wat gecrediteerd moet worden met een min teken voor het bedrag

7. Klik op Opslaan en sluiten

Het te factureren (crediteren) product is nu als “Overig eenmalig product” vastgelegd met het bedrag in rood aangegeven, bijvoorbeeld € -45,00 .

Stap 2: We gaan het te crediteren bedrag toevoegen bij het lid

1. Open het zoekscherm m.b.v. van de button Zoeken

2. Zoek het lid m.b.v. (bijvoorbeeld) achternaam of relatienummer

3. Open de gegevens van het betreffende lid

4. Ga naar het tabblad Producten en facturen. Is het tabblad niet zichtbaar? Klik dan hier om dit te herstellen en open daarna de lid gegevens opnieuw.

5. Open het tabblad Overig

6. Klik rechts onder in het scherm op de groene plus

Het volgende scherm wordt geopend.

 

7. Selecteer het te koppelen product, in dit voorbeeld is dit Eenmalig – creditering contributie

8. Vul eventueel een afwijkend bedrag voorzien van het min teken in wanneer dit het geval is

  • het kan zijn dat je een ander bedrag wil crediteren dan de origineel vastgelegde waarde die bij het aanmaken van het eenmalige product ingevoerd is geweest (in dit voorbeeld € -45,00).
  • is er geen sprake van een afwijkend bedrag, dan voer je hier verder niets in.

9. Indien nodig kan je een afwijkende omschrijving in vullen

  • het kan zijn dat je een andere omschrijving wil meegeven dan de origineel vastgelegde omschrijving (in dit voorbeeld “creditering contributie”).
  • is er geen sprake van een afwijkende omschrijving, dan voer je hier verder niets in. 

10. klik op Opslaan en sluiten 

Het te factureren (crediteren) bedrag is nu gekoppeld aan het betreffende lid en via een contributie run kan de creditfactuur aangemaakt en vastgelegd gaan worden.

LET OP!

Mocht het noodzakelijk zijn om de factuurteksten voor de facturen aan te passen voor deze contributie run, klik dan hier voor de instructie om dit te doen. De teksten moeten aangepast worden voordat een contributie run wordt klaargezet.

Stap 3: Maak de creditfactuur aan via een contributie run

1. Volg het menu Contributie > contributie facturering

2. selecteer binnen het tabblad “Klaarzetten” de periode Eenmalig

a. deze periode is standaard bij het openen van het scherm al zichtbaar

b. periodenummer is niet van toepassing bij “Eenmalig”

3. Vul, indien gewenst, de volgende velden in:

a. Datum run/facturen

b. Omschrijving contributie run (let op, deze verschijnt ook op de factuur)

c. Boekstukdatum

4. Selecteer bij Eenmalige bedragen? de optie Van gekozen periode

5. klik rechts onder in het scherm “Klaarzetten” op de button “Volgende”;

De factuur run wordt nu aangemaakt en het tabblad Bewerken opent zich.

6. Klik in het bovenste kader (Klaargezette runs) binnen het scherm Bewerken 1 x op de contributie run

a. in het onderste kader (Facturen) wordt de inhoud van de contributie run getoond 

  

7. Als de run inhoudelijk juist is, klik dan rechts onder in het scherm Bewerken op de button Volgende

Het tabblad Afhandelen wordt nu getoond.

8. Indien gewenst is het mogelijk om de volgende handelingen te verrichten, zoals:

  1. factuur via E-mail versturen
  2. factuur afdrukken
  3. het aanmaken van een SEPA bestand (m.b.v. de button “SEPA”) is in principe niet van toepassing, omdat de bank het SEPA bestand met het negatieve bedrag niet zal accepteren.

9. Klik tot slot rechts onder in het scherm Afhandelen op de knop Volgende om de contributie run op verzonden te zetten.

  • De creditfacturen worden nu vastgelegd bij de betreffende groep leden en zijn op debiteurenniveau de correcties doorgevoerd.
  • Krijg je de melding dat je een Sepa bestand moet aanmaken? Dit komt doordat bij sommige leden de betaalwijze automatische incasso staat ingesteld. In dit geval maak je gewoon het SEPA bestand aan, maar doet hier verder niets mee.