Met de invoering van SEPA/IBAN is het wettelijk verplicht om bij leden die via automatische incasso de contributie betalen een machtiging digitaal te registreren. Zodra u een machtiging bij het lid heeft toegevoegd wordt er een kenmerk/machtigingsnummer aangemaakt. Dit machtigingsnummer dient u naar het lid te communiceren voor de administratie van het lid. Om u hierbij te helpen is het mogelijk om vanuit Sportlink Club in één keer voor alle leden die in het verleden al een machtiging hebben getekend, in bulkvorm de machtigingen te digitaliseren. Vervolgens zijn deze machtigingen op lidniveau te printen.
Geldige bestaande machtigingen in bulkvorm digitaliseren en printen
Indien jullie als vereniging al in het bezit zijn van machtigingsformulieren die getekend zijn door de leden, dan hoef je deze niet meer voor elk lid individueel te registreren. Sportlink Club biedt dan de mogelijkheid om deze machtigingen in bulkvorm te registreren bij de betreffende leden.
Voorheen was het mogelijk om dit als vereniging zelf uit te voeren in Sportlink Club, maar dit is niet langer het geval. De menu optie "Contributie > Instellingen > Machtigingsformulieren aanmaken" is niet meer beschikbaar.
In alle gevallen geldt wel dat de incasso overeenkomst in Sportlink Club is vastgelegd voordat de machtigingen gedigitaliseerd kunnen worden. Zie hiervoor de instructie Bankrelaties, bankrekening en incasso-overeenkomst.
Tevens dienen bij alle leden, waarvan de machtigingen gedigitaliseerd moeten worden, hun IBAN gegevens te zijn vastgelegd en moet de betaalwijze op "Automatische incasso" staan.
Omdat je als vereniging geen gebruik meer kunt maken van de mogelijkheid om de machtigingen in bulkvorm zelf te digitaliseren, kan je een verzoek sturen naar de Sportlink Servicedesk om dit in bulkvorm te verzorgen. Klik hier voor het aanmaken van het verzoek.
Machtigingen zelf digitaliseren of laten digitaliseren door Sportlink
Wanneer het niet veel leden betreft, dan is het altijd mogelijk om via het tabblad "Betaalgegevens" binnen de lid gegevens eigenhandig per lid een machtiging aan te maken. Advies is om dit direct bij de inschrijving van een nieuw lid vast te leggen. Zie hiervoor de instructie > Betaalgegevens van een lid invoeren en dan het onderwerp "Toevoegen nieuwe machtiging".
Mocht het erg veel leden tegelijkertijd betreffen, dan kan onze Servicedesk voor jullie via onderstaande informatie de machtigingen voor jullie importeren. Voorwaarde is wel dat de IBAN gegevens binnen de betaalgegevens van de leden zijn vastgelegd en de betaalwijze bij deze leden op "Automatische incasso" is ingesteld. Zie verder ook onderstaande informatie en de bijlage s.v.p..
Om de machtigingen door Sportlink te kunnen laten digitaliseren vul je in het Excel sheet (zie bijlage) de gegevens in die jullie willen hanteren binnen de machtigingen. Hierbij wordt het onderstaande gevraagd. Zie voor de gegevens die hier ingevoerd kunnen worden ook een reeds vastgelegde machtiging bij een lid van jullie vereniging.
De kolommen in het Excel sheet met een rode kolomnaam moeten informatie bevatten, anders kunnen wij de gegevens niet importeren. Ook de volgorde van de kolommen s.v.p. niet wijzigen en geen kolommen toevoegen of verwijderen.
Kolom A | Relatiecode (Sportlink Club lidnummer) |
Kolom B | Machtigingskenmerk (geen informatie vastleggen) |
Kolom C | Datum ondertekening (wat moet als ondertekeningsdatum van de machtiging vastgelegd worden?) In datum format dd-mm-jjjj vermelden. |
Kolom D | Datum eerste keer (wat moet als datum voor 1e keer van de machtiging vastgelegd worden?) In datum format dd-mm-jjjj vermelden. |
Kolom E | Begindatum (wat wordt de ingangsdatum voor de machtiging?) In datum format dd-mm-jjjj vermelden. |
Kolom F | Einddatum (wat wordt de einddatum? Dit is niet verplicht om in te vullen als dit nog niet bekend is) In datum format dd-mm-jjjj vermelden. |
Kolom G | Frequentie (welke betaalperiode moet worden vastgelegd worden voor de machtiging? |
Kolom H | Wat is het maximaal aantal keren dat de machtiging gebruikt mag worden? (Aantal keren of oneindig?) |
Kolom I | Geen informatie vastleggen |
Kolom J | Wat is het maximale bedrag wat volgens de machtiging per incasso geïncasseerd mag worden? |
Kolom K | Standaard is "Contributie en overige bedragen" |
Mocht het nodig zijn, dan zien wij graag het door jullie ingevulde Excel sheet tegemoet via een ticket.
Klik hier voor het aanmaken van een ticket via ons Support Center.
