Iemand die wil handballen, gaat op zoek naar een leuke vereniging in de buurt. Dan is het fijn als diegene zich online kan aanmelden, het liefst via de website van de gewenste vereniging. Dit scheelt een hoop administratief werk voor zowel het nieuwe lid als voor de club.
Om de handbalverenigingen hierbij te helpen, heeft Sportlink in samenwerking met het NHV een online aanmeldformulier gemaakt. Het online aanmeldformulier kun je heel eenvoudig op je website plaatsen. Wat zijn de voordelen van het online aanmeldformulier voor jouw vereniging?
- Nieuwe leden kunnen online een club uit de buurt zoeken en zich aanmelden, jouw club wordt gemakkelijk gevonden;
- Het nieuwe lid gaat bij aanmelding direct akkoord met de privacyverklaring van jouw vereniging. Dit scheelt achteraf administratief werk;
- Na aanmelding krijgt de ledenadministrateur (en mogelijk ook andere personen) automatisch een seintje;
- Er gaat na de aanmelding automatisch een bevestigingsmail uit naar de persoon die zich heeft aangemeld;
- Door gebruik te maken van dit formulier, voldoet jouw vereniging ook direct aan de AVG-eisen. Zo ontvangt bij de aanmelding van een lid jonger dan 16 jaar, de ouder automatisch een e-mail waarmee de aanmelding van het lid moet worden bevestigd. En het akkoord op de eerder genoemde privacy-verklaring is hier ook een voorbeeld van.
- De club ziet alle gegevens van het nieuwe lid automatisch in Sportlink en kan met één druk op de knop het lid verenigingslid of bondslid maken. Pas dan is de persoon werkelijk lid van de club;
- Minder communicatie heen-en-weer nodig tussen het lid en de club, zodat het nieuwe lid lekker snel kan sporten bij jouw vereniging.
Hieronder leggen we uit hoe je het online aanmeldformulier op de website van jouw vereniging kunt inzetten en wat daarnaast nodig is om alles rondom het aanmelden van nieuwe leden goed geregeld te hebben.
.
Hoe zorg je ervoor dat leden zich online bij jouw club kunnen aanmelden?
Zoals gezegd: Je kunt gebruik maken van het formulier via de site van de NHV. Dit doe je door simpelweg een url op de website van jouw vereniging te plaatsen: https://handbal.aanmeldenlid.nl. Veel verenigingen hebben op hun website een menu 'Aanmelden'. Op de pagina onder dat menu kun je bovenstaande url plaatsen. Via de link kan iedereen die lid wil worden van jouw vereniging, zoeken naar jouw club en zich daar online aanmelden.
Belangrijk om te weten: voordat het formulier door nieuwe leden ingevuld kan worden, dien je eerst een aantal stappen te nemen. Pas ná het nemen van deze stappen, kunnen leden zich via het online formulier bij jouw vereniging aanmelden. Hieronder meer uitleg.
Neem de volgende stappen om het formulier voor nieuwe leden van jouw vereniging klaar te zetten.
Stap 1. Zo zorg je ervoor dat nieuwe leden direct akkoord gaan met de privacyverklaring
Via het aanmeldformulier gaan leden ook direct akkoord met de privacyverklaring van jouw vereniging. Best prettig, want dan heb je hier als club ook verder geen omkijken meer naar. De eerste stap die jij als club dient te nemen is de privacyverklaring toe te voegen in Sportlink Club. Deze stap is noodzakelijk. Want pas als jij de privacyverklaring hebt toegevoegd in Sportlink Club, is het aanmeldformulier zichtbaar voor nieuwe leden.
Stap 2. Stel vragen aan nieuwe leden via het online aanmeldformulier
Het is ook mogelijk om als club zelf vragen toe te voegen aan het formulier. Het gaat hier om drie open vragen en drie vragen waarbij vooraf ingestelde antwoorden ingesteld moeten worden. De vragen die op het aanmeldformulier wilt stellen, zet je in Sportlink Club. Volg de volgende stappen om de vragen in te stellen zodat deze ook terugkomen op het online aanmeldformulier:
- ga naar Vereniging --> beheer --> vrije velden
- om de beschrijving van de vragen in te stellen kies je voor het tabblad omschrijvingen in combinatie met het sub-tabblad Persoon aanmelding
- klik in de betreffende velden om de vraag te typen/aan te passen
Volg de volgende stappen om de antwoorden voor de drie dropdown vragen in te stellen:
- ga naar Vereniging --> beheer --> vrije velden
- kies vervolgens voor het tabblad Onderhoud in combinatie met het sub-tabblad persoon aanmelding
- voeg een nieuwe toe of dubbelklik op een regel om de code en omschrijving aan te passen
Extra tip: Wil je direct vragen naar het het Iban-nummer van een nieuw lid? Dat kan! Je regelt dit door in Sportlink via het menu Contributie - Instellingen - Contributie in het tabblad Algemeen bij de Betaalwijze te kiezen voor Automatische incasso.
Stap 3. Wil je een e-mail ontvangen bij een nieuwe aanmelding? Dat kan!
Je kunt zelf bepalen wie via e-mail op de hoogte gebracht moet worden bij een nieuwe aanmelding. Dit regel je in Sportlink Club. Dit kan de ledenadministrateur zijn, maar ook een ander bestuurslid. We hebben uiteraard even een handleiding geschreven waar we uitleggen waar en hoe je in Sportlink Club bepaalt wie e-mails ontvangen bij nieuwe aanmeldingen.
Stap 4. Vraag je nieuwe leden welke vrijwilligerstaken ze willen doen.
Beschikt jouw vereniging over Club.Vrijwilligers icm met Club.Mobiel (en/of een mediapakket van Sportlink), dan kunnen de nieuwe leden zelf in de app aangeven welke vrijwilligerstaken zij leuk vinden om te doen en wanneer zij beschikbaar zijn. Op het aanmeldformulier kan je leden direct vragen welke vrijwilligerstaken zij willen doen. Door dit direct bij het aanmeldformulier te regelen, hoef je er later niet meer achteraan te bellen. Het matchen van de taken en de leden wordt zo erg gemakkelijk.
Hoe zorg je ervoor dat de taken van jouw vereniging terugkomen op het formulier? In Club.Vrijwilligers leg je allereerst alle vrijwilligerstaken vast. Om deze taken (en dus de vraag) terug te laten komen op het aanmeldformulier zet je in Sportlink Club.Vrijwilligers onder het tabblad details van een taak het vinkje bij "Publiceren op Website/TV" en "Ischrijven toestaan" aan.
Naast het publiceren van deze vrijwilligerstaak is het belangrijk om aan te geven of je de vrijwilligerstaken wel of niet op het Online aanmeldformulier wilt tonen. Dit doe je bij Vereniging-Verenigingsgegevens-Adres/contact.
Stap 5. Plaats de url https://handbal.aanmeldenlid.nl/ op de website van jouw vereniging zodat leden zich online kunnen aanmelden. Hoe de ledenadministrateur de aanmelding in Sportlink Club ziet en verder opvolgt, lees je hieronder.
Wat als leden zich online hebben aangemeld?
Zodra het formulier op de website staat kunnen leden zich aanmelden via het Online aanmeldformulier. Hieronder een overzicht van de stappen die volgen:
- Zodra een nieuw lid zich via het online aanmeldformulier heeft aangemeld, ontvangt de betreffende persoon direct een bevestigingsmail. Indien het lid jonger dan 16 jaar is, ontvangt de ouder een e-mail waarmee de aanmelding van het lid moet worden bevestigd. Zonder die bevestiging kan de ledenadministrateur de aanmelding niet afronden.
- Er wordt ook automatisch een bevestigingsmail gestuurd naar de ledenadministrateur.
- De aanmelding van het lid is zichtbaar in Sportlink Club in het overzicht Personen > Aanmeldingen in Sportlink Club. De leden die zich via het formulier hebben aangemeld, staan als aspirant lid in Sportlink Club
- De ledenadministrateur wijzigt vervolgens de status naar de gewenste lidsoort. Je hebt als vereniging dus altijd zelf grip of iemand lid bij jouw verenging wordt.
Wil je precies weten hoe je de nieuw aangemelde leden bondslid kunt maken? Lees dan de stappen op pagina Overzicht online aangemelde leden.