Zodra nieuwe leden zich aanmelden, dient er één en ander op de achtergrond te gebeuren. Onder andere de administratie moet in orde zijn, want pas dan kan het nieuwe lid ook daadwerkelijk in een team worden geplaatst. De ledenadministrateur kan zelf de leden aanmelden in Sportlink Club. De leden kunnen zich ook zelf aanmelden bij de club, online. Dit kunnen ze eenvoudig doen via het online aanmeldformulier.
Met het aanmeldformulier wordt het allemaal een stuk gemakkelijk voor jouw vereniging. Geen handgeschreven aanmeldingen meer, geen belletjes waarna de ledenadministrateur alles zelf in Sportlink Club moet invoeren… Nee, alles kan online!
Hoe zorg je ervoor dat leden zich online bij jouw club kunnen aanmelden?
Hieronder de mogelijkheden:
Aanmeldformulier via Club.Website | Voor KNVB verenigingen |
Maakt jouw vereniging gebruik van de Sportlink module Club.Website? Dan kan je het volledige formulier eenvoudig op de website plaatsen. En het ziet er ook mooi uit, volledig in de huisstijl van de website. Zodra je inlogt in Club.Website zie je de widget 'Club aanmelden' klaar staan (widget icoontje). | Voetbalclubs kunnen ook gebruik maken van het formulier via de site van de KNVB. Dit doe je door simpelweg een URL op de website van jouw vereniging te plaatsen: https://www.knvb.nl/ontdek-voetbal/inschrijven/{clubcode}. Op de site van de KNVB kan iedereen die lid wil worden van jouw vereniging, zoeken naar jouw club en zich daar online aanmelden. |
Deze plaats je op de voor jou juiste pagina op je eigen website. Let op:
Voordat het formulier door nieuwe leden ingevuld kan worden, dien je eerst een aantal stappen te nemen. Pas ná het nemen van deze stappen, kunnen leden zich via het online formulier bij jouw vereniging aanmelden.
Welke keuze je hierboven ook maakt, neem altijd de volgende stappen door om het formulier voor nieuwe leden van jouw vereniging beschikbaar te maken.
Stap 1. Zo zorg je ervoor dat nieuwe leden direct akkoord gaan met de privacyverklaring
Via het aanmeldformulier kunnen nieuwe leden zich verwittigen en akkoord gaan met de privacyverklaring van jouw vereniging. Best prettig, want dan heb je hier als club ook verder geen omkijken meer naar. De eerste stap die jij als club dient te nemen is de privacyverklaring toe te voegen in Sportlink Club. Deze stap is noodzakelijk en belangrijk. Want alleen wanneer je de privacyverklaring hebt toegevoegd in Sportlink Club, wordt het aanmeldformulier zichtbaar voor nieuwe leden.
Stap 2. Zo voeg je extra club activiteiten toe
Als jouw vereniging meer activiteiten aanbiedt dan alleen de bondsactiviteiten, kun je deze toevoegen in Sportlink Club. Ga hiervoor naar Vereniging --> Onderhoud --> Sporten en voeg hier je verenigingsactiviteit(en) toe. Uiteraard kan je hier ook bestaande verenigingsactiviteiten beheren en verwijderen. De bondsactiviteiten kunnen niet aangepast of verwijdert worden via Sportlink Club.
Stap 3. Stel vragen aan nieuwe leden via het online aanmeldformulier
Het is ook mogelijk om als club zelf vragen toe te voegen aan het aanmeldformulier. Het gaat hier om drie open vragen en drie vragen waarbij vooraf uit door de club ingestelde antwoorden gekozen kan worden. Misschien wil je wel weten of het nieuwe lid de betaling laat verlopen via een Sportfonds of dat het nieuwe lid misschien ook bereid is om iets voor de vereniging te gaan doen.
De vragen die op het aanmeldformulier wilt stellen, stel je in via Sportlink Club. Volg de volgende stappen om de vragen in te stellen zodat deze ook terugkomen op het online aanmeldformulier:
- ga naar Vereniging--> beheer --> vrije velden
- om de beschrijving van de vragen in te stellen kies je voor het tabblad omschrijvingen in combinatie met het sub-tabblad Persoon aanmelding
- klik in de betreffende velden om de vraag te typen/aan te passen
Volg de volgende stappen om de antwoorden voor de drie dropdown vragen in te stellen:
- ga naar Vereniging --> beheer --> vrije velden
- kies vervolgens voor het tabblad Onderhoud in combinatie met het sub-tabblad persoon aanmelding
- voeg een nieuwe toe of dubbelklik op een regel om de code en omschrijving aan te passen
Extra tip:
Wil je dat de nieuwe leden ook verplicht hun IBAN gegevens moeten invullen? Zet dan bij de contributie-instellingen in Sportlink Club de betaalwijze op automatische incasso. Dit kan door het menu Contributie > Instellingen > Contributie te volgen en rechts boven in het tabblad "Algemeen" de optie "Automatische incasso" te selecteren bij "Betaalwijze". Niet vergeten om dit rechts onder in dit tabblad ook even op te slaan.
Stap 4. Wil je een e-mail ontvangen bij een nieuwe aanmelding? Dat kan!
Om te voorkomen dat iemand zich aanmeldt en niemand bericht hiervan krijgt, ontvangt de secretaris van de vereniging altijd een mailbericht nadat een nieuw lid zich heeft aangemeld. Dit kan niet aangepast worden. Verder kan je zelf bepalen wie er nog meer op de hoogte gebracht moet(en) worden van de nieuwe aanmelding. Dit zal in de regel in ieder geval de ledenadministrateur zijn, maar verder kan iedere verenigingsfunctie hiervoor in aanmerking komen. We hebben een handleiding beschikbaar waarin we uitleggen hoe je in Sportlink Club bepaalt wie via e-mail op de hoogte worden gebracht van de nieuwe aanmeldingen.
Stap 5. Vraag je nieuwe leden welke vrijwilligerstaken ze willen doen.
Wanneer je als vereniging beschikt over het abonnement op de Sportlink module Club.Vrijwilligers, dan kan je de nieuwe leden ook direct vragen welke vrijwilligerstaken zij voor de vereniging kunnen gaan uitvoeren. Dit kan dan direct via het aanmeldformulier geregeld worden, zodat je er later niet achteraan hoeft te bellen.
Het is hierbij belangrijk om aan te geven of je de vrijwilligerstaken wel of niet op het Online aanmeldformulier wilt tonen. Dit doe je in Sportlink Club bij Vereniging --> Verenigingsgegevens --> tabblad "Adres/contact".
Hieronder een voorbeeld van hoe de vrijwilligerstaken op het aanmeldformulier worden getoond. 
Wat als leden zich online hebben aangemeld?
Zodra het formulier op de website staat kunnen leden zich aanmelden via het Online aanmeldformulier. Hieronder een overzicht van de stappen die volgen:
- Het nieuwe lid vult de gegevens op het aanmeldformulier in.
- Er wordt automatisch een bevestigingsmail gestuurd naar het lid en de ledenadministrateur. Indien het lid jonger dan 16 is ontvangt de ouder een e- mail waarmee aanmelding van het kind moet worden bevestigd. Zonder die bevestiging kan de ledenadministrateur de aanmelding niet afronden.
- De aanmelding van het lid is zichtbaar in Sportlink Club via het overzicht Personen --> Aanmeldingen. De leden krijgen na aanmelding de lid status "aspirant lid".
- De ledenadministrateur verwerkt de aanmelding. Je hebt als vereniging zelf grip of iemand uiteindelijk lid bij jouw verenging wordt en met welke lidsoort.
Wil je precies weten hoe je de nieuw aangemelde leden verder kunt verwerken? Lees dan de stappen op pagina Overzicht online aangemelde leden.