Zodra nieuwe leden zich aanmelden, dient er één en ander op de achtergrond te gebeuren. Onder andere de administratie moet in orde zijn, want pas dan kan het nieuwe lid ook daadwerkelijk in een team worden geplaatst. De ledenadministrateur kan zelf de leden aanmelden in Sportlink Club. De leden kunnen zich ook zelf aanmelden bij de club, online. Dit kunnen ze eenvoudig doen via het online aanmeldformulier dat we samen met de KNVB hebben gemaakt.
Met het aanmeldformulier wordt het allemaal een stuk gemakkelijk voor jouw vereniging. Geen handgeschreven aanmeldingen meer, geen belletjes waarna de ledenadministrateur alles zelf in Sportlink Club moet invoeren… Nee, alles kan online!
Hoe zorg je ervoor dat leden zich online bij jouw club kunnen aanmelden?
Je kunt kiezen uit 2 verschillende opties:
Aanmeldformulier via Club.Website | Aanmeldformulier via KNVB website |
Maakt jouw vereniging gebruik van de Sportlink Club.Website? Dan kun je het volledige formulier eenvoudig op je website plaatsen. En het ziet er ook mooi uit, volledig in de huisstijl van je website. Zodra je inlogt in Club.Website zie je de widget 'Club aanmelden' klaar staan. Deze plaats je op de voor jou juiste pagina op je eigen website. | Voetbalclubs gebruik maken van het formulier via de site van de KNVB. Dit doe je door simpelweg een url op de website van jouw vereniging te plaatsen: https://www.knvb.nl/ontdek-voetbal/inschrijven/{clubcode}. Op de site van de KNVB kan iedereen die lid wil worden van jouw vereniging, zoeken naar jouw club en zich daar online aanmelden. |
Let op:
voordat het formulier door nieuwe leden ingevuld kan worden, dien je eerst even een aantal stappen te nemen. Pas ná het nemen van deze stappen, kunnen leden zich via het online formulier bij jouw vereniging aanmelden.
Welke keuze je hierboven ook maakt, neem altijd de volgende stappen door om het formulier voor nieuwe leden van jouw vereniging klaar te zetten.
Stap 1. Zo zorg je ervoor dat nieuwe leden direct akkoord gaan met de privacyverklaring
Via het aanmeldformulier gaan leden ook direct akkoord met de privacyverklaring van jouw vereniging. Best prettig, want dan heb je hier als club ook verder geen omkijken meer naar. De eerste stap die jij als club dient te nemen is de privacyverklaring toe te voegen in Sportlink Club. Deze stap is noodzakelijk. En belangrijk. Want alleen wanneer je de privacyverklaring hebt toegevoegd in Sportlink Club, is het aanmeldformulier zichtbaar voor nieuwe leden.
Stap 2. Zo voeg je extra activiteiten toe
Als jouw vereniging meer activiteiten aanbiedt dan alleen de bondsactiviteiten, kun je deze toevoegen in Sportlink Club. Ga hiervoor naar Vereniging --> Onderhoud --> Sporten en voeg hier je verenigingsactiviteit(en) toe.
Stap 3. Stel vragen aan nieuwe leden via het online aanmeldformulier
Het is ook mogelijk om als club zelf vragen toe te voegen aan het formulier. Het gaat hier om drie open vragen en drie vragen waarbij vooraf ingestelde antwoorden ingesteld moeten worden. Misschien wil je wel weten of het nieuwe lid binnenkomt via een Sportfonds of dat het nieuwe lid misschien ook bereid is om op zaterdagen te fluiten.
De vragen die op het aanmeldformulier wilt stellen, zet je in Sportlink Club. Volg de volgende stappen om de vragen in te stellen zodat deze ook terugkomen op het online aanmeldformulier:
- ga naar Vereniging--> beheer --> vrije velden
- om de beschrijving van de vragen in te stellen kies je voor het tabblad omschrijvingen in combinatie met het sub-tabblad Persoon aanmelding
- klik in de betreffende velden om de vraag te typen/aan te passen
Volg de volgende stappen om de antwoorden voor de drie dropdown vragen in te stellen:
- ga naar Vereniging --> beheer --> vrije velden
- kies vervolgens voor het tabblad Onderhoud in combinatie met het sub-tabblad persoon aanmelding
- voeg een nieuwe toe of dubbelklik op een regel om de code en omschrijving aan te passen
Extra tip:
Wil je direct ook de IBAN-nummers van de nieuwe leden? Zet dan bij de contributie-instellingen in Sportlink Club de betaalwijze op automatische incasso.
Stap 4. Wil je een e-mail ontvangen bij een nieuwe aanmelding? Dat kan!
Je kunt zelf bepalen wie via e-mail op de hoogte gebracht moet worden bij een nieuwe aanmelding. Dit regel je in Sportlink Club. Dit kan de ledenadministrateur zijn, maar ook een ander bestuurslid. We hebben uiteraard even een handleiding geschreven waar we uitleggen waar en hoe je in Sportlink Club bepaalt wie e-mails ontvangen bij nieuwe aanmeldingen.
Stap 5. Vraag je nieuwe leden welke vrijwilligerstaken ze willen doen.
Je kunt leden ook direct vragen welke vrijwilligerstaken de nieuwe leden willen doen. Handig om dit direct bij het aanmeldformulier te regelen, dan hoef je er later niet meer achteraan te bellen. Vervolgens kunnen de nieuwe leden zelf in de app aangeven wanneer zij beschikbaar zijn. Zo deel je de vrijwilligerstaak ècht heel eenvoudig in.
Het is dus belangrijk om aan te geven of je de vrijwilligerstaken wel of niet op het Online aanmeldformulier wilt tonen. Dit doe je in Sportlink Club bij Vereniging --> Verenigingsgegevens --> tabblad "Adres/contact".
Hieronder een voorbeeld van hoe de vrijwilligerstaken op het aanmeldformulier worden getoond. 
Wat als leden zich online hebben aangemeld?
Zodra het formulier op de website staat kunnen leden zich aanmelden via het Online aanmeldformulier. Hieronder een overzicht van de stappen die volgen:
- Het nieuwe lid vult de gegevens op het aanmeldformulier in.
- Er wordt automatisch een bevestigingsmail gestuurd naar het lid en de ledenadministrateur. Indien het lid jonger dan 16 is ontvangt de ouder een e- mail waarmee aanmelding van het kind moet worden bevestigd. Zonder die bevestiging kan de ledenadministrateur de aanmelding niet afronden.
- De aanmelding van het lid is zichtbaar in Sportlink Club in het overzicht Personen --> Aanmeldingen in Sportlink Club. De leden worden aangemeld als aspirant lid.
- De ledenadministrateur wijzigt vervolgens de status naar de gewenste lidsoort. Je hebt als vereniging dus altijd zelf grip of iemand lid bij jouw verenging wordt.
Wil je precies weten hoe je de nieuw aangemelde leden bondslid kunt maken? Lees dan de stappen op pagina Overzicht online aangemelde leden.
Is er iets nog niet helemaal duidelijk? Neem dan vooral contact met ons op! Onderdaan deze pagina staan alle contactopties op een rij.