Met het aanmeldformulier verloopt de registratie van nieuwe leden bij jouw club een stuk gemakkelijk. Geen handgeschreven aanmeldingen meer, geen belletjes waarna de ledenadministrateur alles zelf in Sportlink Club moet invoeren… Nee, alles kan online! Minder kans op fouten én de club voldoet direct aan de AVG-richtlijnen. 

Stap 1 voor het online aanmeldformulier

Je dient de privacyverklaring van jouw vereniging toe te voegen in Sportlink Club. Want met deze verklaring gaan leden, die zich via het aanmeldformulier aanmelden, direct akkoord. Via deze pagina lees je hoe je dit regelt. 

Twee manieren om het aanmeldformulier te gebruiken

Zodra je de privacyverklaring in Sportlink Club hebt toegevoegd, kun je het aanmeldformulier op jouw website plaatsen. 

Wat gebeurt er na een aanmelding via het formulier?

Het nieuwe lid vult de gegevens op het aanmeldformulier in. En dan!?

• Er wordt automatisch een bevestigingsmail gestuurd naar het lid. Indien een nieuw lid jonger dan 16 jaar is, ontvangt de ouder een e-mail waarmee de aanmelding van het kind moet worden bevestigd. Zond de bevestiging kan de ledenadministrateur de aanmelding niet afronden.  
• De secretaris ontvangt bij een nieuwe aanmelding een e-mail. Wil je dat niet de secretaris maar iemand anders, zoals bijvoorbeeld de ledenadministrateur mail ontvangt, dan regel je dat in Sportlink Club. 
• Zodra je inlogt in Sportlink Club, is voor iedere aanmelding altijd een notificatie zichtbaar
• De aanmelding van het lid is zichtbaar in Sportlink Club via het overzicht Personen --> Aanmeldingen. De leden krijgen na aanmelding de lid status "aspirant lid".
• Je hebt zelf grip of iemand uiteindelijk lid bij jouw verenging wordt. Je leest op deze pagina hoe je van een aspirant lid een bondslid of verenigingslid maakt.

Extra mogelijkheden met het online aanmeldformulier

1. Leden kunnen zich ook online aanmelden voor verenigingsactiviteiten

Biedt jouw vereniging, naast de bondsactiviteiten, ook verenigingsactiviteiten aan? Zorg er dan voor dat deze activiteiten in Sportlink Club staan. Want dan komen deze activiteiten ook direct terug op het aanmeldformulier. Je publiceert de clubactiviteiten op het aanmeldformulier door in Sportlink te gaan naar Vereniging --> Onderhoud --> Sporten. Uiteraard kan je hier ook bestaande verenigingsactiviteiten beheren en verwijderen. De bondsactiviteiten kunnen niet aangepast of verwijderd worden via Sportlink Club.

2. Stel vragen aan nieuwe leden via het online aanmeldformulier

Het is ook mogelijk om vragen toe te voegen aan het aanmeldformulier. Het gaat hier om drie open vragen en drie vragen waarbij vooraf uit door de club ingestelde antwoorden gekozen kan worden. Misschien wil je wel weten of het nieuwe lid de betaling wil laten verlopen via een Sportfonds of dat het nieuwe lid misschien ook bereid is om iets voor de vereniging te gaan doen.

De vragen die op het aanmeldformulier wilt stellen, stel je in via Sportlink Club. Volg de volgende stappen om de vragen in te stellen zodat deze ook terugkomen op het online aanmeldformulier:

• Ga naar Vereniging--> beheer --> vrije velden
• Om de beschrijving van de vragen in te stellen kies je voor het tabblad omschrijvingen in combinatie met het sub-tabblad Persoon aanmelding
• Klik in de betreffende velden om de vraag te typen/aan te passen

Volg de volgende stappen om de antwoorden voor de drie dropdown vragen in te stellen:

• Ga naar Vereniging --> beheer --> vrije velden
• Kies vervolgens voor het tabblad Onderhoud in combinatie met het sub-tabblad persoon aanmelding
• Voeg een nieuwe toe of dubbelklik op een regel om de code en omschrijving aan te passen

3. Wil je een e-mail ontvangen bij een nieuwe aanmelding? Dat kan!

Om te voorkomen dat iemand zich aanmeldt en niemand bericht hiervan krijgt, ontvangt de secretaris van de vereniging altijd een mailbericht nadat een nieuw lid zich heeft aangemeld. Dit kan niet aangepast worden. Verder kan je zelf bepalen wie er nog meer op de hoogte gebracht moet(en) worden van de nieuwe aanmelding. Dit zal in de regel in ieder geval de ledenadministrateur zijn, maar verder kan iedere verenigingsfunctie hiervoor in aanmerking komen. We hebben een handleiding beschikbaar waarin we uitleggen hoe je in Sportlink Club bepaalt wie via e-mail op de hoogte worden gebracht van de nieuwe aanmeldingen.

• Communicatieregels instellen voor online aanmeldingen

4. Vraag je nieuwe leden welke vrijwilligerstaken ze willen doen.

Maakt jouw vereniging gebruik van Sportlink Club.Vrijwilligers, dan kan je de nieuwe leden ook direct vragen welke vrijwilligerstaken zij voor de vereniging willen uitvoeren.

• In Sportlink Club kun je zelf bepalen of vrijwilligerstaken het Online aanmeldformulier worden getoond. Dit doe je in Sportlink Club bij Vereniging --> Verenigingsgegevens --> tabblad "Adres/contact". Daar zet je een vinkje bij 'Toon vrijwilligerstaken op aanmeldformulier'.
• Om ervoor te zorgen dat leden zich kunnen inschrijven op vrijwilligerstaken, dien je in Club.Vrijwilligers op het tabblad Details een vinkje te zetten bij Inschrijven toestaan. Het tabblad Details bereik je via het menu Vrijwilligers --> Beheer Vrijwilligerstaken. 
• Zodra een nieuw lid op het formulier heeft aangegeven graag een taak te willen doen, is dit direct zichtbaar in Sportlink Club. Dit zie je bij de gegevens van het nieuwe lid als 'voorkeurstaak'.