Jouw vereniging kan gebruik maken van een online aanmeldformulier. Hierdoor verloopt de registratie van nieuwe leden bij jouw club een stuk gemakkelijk. Geen handgeschreven aanmeldingen meer, geen belletjes waarna de ledenadministrateur alles zelf in Sportlink Club moet invoeren… Nee, alles kan online! Minder kans op fouten én de club voldoet direct aan de AVG-richtlijnen. Wat moet je doen om gebruik te kunnen maken van het aanmeldformulier? We leggen het hieronder uit. 

Stap 1 voor het online aanmeldformulier

Je dient de privacyverklaring van jouw vereniging toe te voegen in Sportlink Club. Want met deze verklaring gaan leden, die zich via het aanmeldformulier aanmelden, direct akkoord. Via deze pagina lees je hoe je dit regelt. 

Twee manieren om het aanmeldformulier te gebruiken

Zodra je de privacyverklaring in Sportlink Club hebt toegevoegd, kun je het aanmeldformulier op jouw website plaatsen. Heb je een website via Sportlink, dan regel je dat via de Club.Website. Heeft jouw vereniging zelf een website gemaakt, dan kun je het KNVB aanmeldformulier gebruiken.

Wat gebeurt er na een aanmelding via het formulier?

Het nieuwe lid vult de gegevens op het aanmeldformulier in. En dan?

• Er wordt automatisch een bevestigingsmail gestuurd naar het lid. Indien een nieuw lid jonger dan 16 jaar is, ontvangt de ouder een e-mail waarmee de aanmelding van het kind moet worden bevestigd. Zonder de bevestiging kan de ledenadministrateur de aanmelding niet afronden.  
• De secretaris ontvangt bij een nieuwe aanmelding een e-mail. Wil je dat niet de secretaris maar iemand anders, zoals bijvoorbeeld de ledenadministrateur mail ontvangt, dan regel je dat in Sportlink Club. 
• Zodra je inlogt in Sportlink Club, is voor iedere aanmelding altijd een notificatie zichtbaar.
• De leden die zich hebben aangemeld zijn zichtbaar in Sportlink Club via het overzicht Personen --> Aanmeldingen. Deze leden hebben de status "aspirant lid".
• Wil je dat de leden die zich hebben aangemeld, daadwerkelijk lid worden van de club? Dan dien je van het (aspirant) lid een bondslid of verenigingslid te maken. Je leest op deze pagina hoe je dit regelt.

Extra mogelijkheden met het online aanmeldformulier

1. Leden kunnen zich ook online aanmelden voor verenigingsactiviteiten

Biedt jouw vereniging, naast de bondsactiviteiten, ook verenigingsactiviteiten aan? Zorg er dan voor dat deze activiteiten in Sportlink Club staan. Want dan komen deze activiteiten ook direct terug op het aanmeldformulier. Je publiceert de clubactiviteiten op het aanmeldformulier door in Sportlink te gaan naar Vereniging --> Onderhoud --> Sporten. Uiteraard kan je hier ook bestaande verenigingsactiviteiten beheren en verwijderen. De bondsactiviteiten kunnen niet aangepast of verwijderd worden via Sportlink Club.

2. Stel vragen aan nieuwe leden via het online aanmeldformulier

Het is ook mogelijk om vragen toe te voegen aan het aanmeldformulier. Het gaat hier om drie open vragen en drie vragen waarbij vooraf uit door de club ingestelde antwoorden gekozen kan worden. Misschien wil je wel weten of het nieuwe lid de betaling wil laten verlopen via een Sportfonds of dat het nieuwe lid misschien ook bereid is om iets voor de vereniging te gaan doen.

De vragen die op het aanmeldformulier wilt stellen, stel je in via Sportlink Club. Volg de volgende stappen om de vragen in te stellen zodat deze ook terugkomen op het online aanmeldformulier:

• Ga naar Vereniging--> beheer --> vrije velden
• Om de beschrijving van de vragen in te stellen kies je voor het tabblad omschrijvingen in combinatie met het sub-tabblad Persoon aanmelding
• Klik in de betreffende velden om de vraag te typen/aan te passen

Volg de volgende stappen om de antwoorden voor de drie dropdown vragen in te stellen:

• Ga naar Vereniging --> beheer --> vrije velden
• Kies vervolgens voor het tabblad Onderhoud in combinatie met het sub-tabblad persoon aanmelding
• Voeg een nieuwe toe of dubbelklik op een regel om de code en omschrijving aan te passen

3. Wil je een e-mail ontvangen bij een nieuwe aanmelding? Dat kan!

We willen ervoor zorgen dat altijd iemand van de club op de hoogte wordt gebracht van een nieuwe aanmelding. En dus ontvangt de secretaris een e-mail. Maar je kan zelf bepalen wie er nog meer op de hoogte gebracht moet(en) worden van de nieuwe aanmelding. Denk aan de ledenadministrateur. Maar verder kan iedere verenigingsfunctie hiervoor in aanmerking komen. We hebben een handleiding waarin we uitleggen hoe je in Sportlink Club bepaalt wie via e-mail op de hoogte worden gebracht van de nieuwe aanmeldingen.

• Communicatieregels instellen voor online aanmeldingen

4. Vraag je nieuwe leden welke vrijwilligerstaken ze willen doen.

Maakt jouw vereniging gebruik van de Sportlink module Club.Vrijwilligers, dan kan je de nieuwe leden ook via het online aanmeldformulier vragen welke vrijwilligerstaken zij voor de vereniging als 'voorkeurstaak' willen uitvoeren.

• In Sportlink Club kun je zelf bepalen of vrijwilligerstaken het Online aanmeldformulier worden getoond. Dit doe je in Sportlink Club bij Vereniging --> Verenigingsgegevens --> tabblad "Adres/contact". Daar zet je een vinkje bij 'Toon vrijwilligerstaken op aanmeldformulier'.
• Om ervoor te zorgen dat leden zich kunnen inschrijven op vrijwilligerstaken, dien je in Club.Vrijwilligers binnen een taak (binnen het  het tabblad Details) vinkjes te zetten bij "Publiceren Website/TV" en "Inschrijven toestaan". Het tabblad Details bereik je via het menu Vrijwilligers --> Beheer Vrijwilligerstaken en dan het openen van de betreffende taak. 
• Zodra een nieuw lid op het online aanmeldformulier een voorkeurstaak (of voorkeurstaken) heeft aangevinkt, dan is dit zichtbaar binnen de lid gegevens van het nieuwe lid in Sportlink Club. Dit zie je dan bij de gegevens van het nieuwe lid binnen het tabblad Vrijwilliger bij 'Voorkeurstaken'. Tevens kan deze informatie natuurlijk gebruikt worden bij het werken met de vrijwilligersmodule.